Apontar horas pode ser uma tarefa ingrata pra muita gente e já foi pra mim, inclusive. Mas não podemos deixar de assumir que é um processo importante para a gestão de projetos da empresa, para entender onde está indo o esforço da equipe e até mesmo para a rentabilidade dos projetos.

No post de hoje vou falar um pouco sobre como apontar horas pode ser uma atividade estratégica tanto para a empresa quanto para o colaborador. Veja só:

O que funciona

Aqui na Next, nós usamos a ferramenta Teamwork. Não vou entrar nos detalhes do sistema porque cada empresa pode usar um diferente, mas selecionei algumas práticas que acho que podem funcionar com equipes que precisam registrar seu tempo de trabalho.

Recurso do cronômetro

Acho esse um recurso indispensável e bem comum em vários sistemas de apontamento. Afinal, não funciona ficar anotando as horas na mão e deixar para apontar no fim do dia, tem que ser algo automático ou então o risco é grande de não ser feito. Usar o reloginho pra mim já virou algo natural assim que chego na agência, o que facilita muito para não deixar passar nenhuma atividade. Fico até incomodada quanto estou fazendo algo e o cronômetro não está rodando. 🙂

Apontar tudo

Aqueles minutos para ler ou responder um e-mail, uma conversa com um colega sobre algum projeto ou até mesmo a limpeza da mesa de trabalho. Somando tudo isso no final do dia podemos estar falando de algumas horas gastas em pequenas tarefas que acabamos ignorando. Por isso, minha dica é: aponte tudo e assim você não levará nenhum susto ao ver que seu tempo foi pelo ralo e você acabou nem vendo onde e quando.

Tarefas gerais

O ideal é sempre associar a atividade de apontamento a algum cliente, mesmo que seja um projeto interno. Horas gastas com pesquisas, leituras e respostas de e-mails, organização de pendências e outras atividades que acabam consumindo bastante tempo podem ganhar tarefas mais genéricas. Para facilitar a vida por aqui, eu crio essas atividades mais gerais e aponto meu tempo lá.

Rotina

Para ter um apontamento 100% correto é preciso ter rotina. O que acabou funcionando pra mim foi acessar o sistema de apontamento assim que abro o navegador, já fica até nos meus favoritos pra não ter erro.

Horas externas

Às vezes o tempo gasto em reuniões em clientes ou qualquer atividade fora da empresa pode ser esquecido. No final de um mês ou de uma semana, isso pode fazer uma grande diferença nas horas apontadas. O legal de boa parte dos sistemas é que eles são online, então você pode acessar estando em cliente ou até mesmo quando precisar trabalhar de casa eventualmente. O que eu costumo fazer no caso de reuniões externas é ativar o cronômetro para aquela tarefa de reunião assim que saio da agência e só pausar na volta, afinal, o tempo de trajeto pode ser grande também.

O que não funciona

Bom, tudo o que estou falando aqui são coisas que funcionam, ou não, pra mim. Pode ser que você tenha outras artimanhas – por favor, compartilha lá nos comentários -, até porque é a prática que vai fazendo a gente descobrir as melhores formas. Abaixo eu comento algumas coisas que definitivamente não dão certo comigo quando em relação aos apontamentos:

Deixar para depois

Eu acho essa uma das piores práticas no apontamento de horas e que pode causar várias inconsistências de informação. Se deixarmos para depois, outras atividades podem aparecer no decorrer do dia mais urgentes e aí os apontamentos podem se acumular. A melhor solução é usar o registro de tempo. Aí não tem erro: tudo o que você estiver fazendo é contabilizado automaticamente. Afinal, não faz muito sentido gastar mais tempo ainda para registrar o tempo que você já gastou, né?

Não apontar os minutos

Está aí outro vilão do tempo. Como comentei antes é de minuto em minuto que o nosso dia vai passando. Como trabalho atendendo aos clientes, é bem comum meus registros serem de 4, 5, 6 minutos, respondendo um e-mail, atendendo o telefone, encaminhando uma atividade para alguém da equipe. Por isso, a solução que encontrei foi registrar todo esse tempo sem deixar escapar nada.

Como apontar horas ajudou a organizar minha rotina

Como eu disse lá começo do post apontar as horas pode ser útil tanto para a empresa quanto para o profissional. No meu caso foi assim, depois de um tempo esse registro passou a ser uma ferramenta para ajudar a organizar minha rotina de trabalho. Como?

  • Visibilidade de onde está indo meu tempo.
  • Organização das atividades por período.
  • Administração do tempo.
  • Noção exata de tudo o que eu fiz durante o dia (mesmo se passei boa parte dele respondendo e-mails, por exemplo).
  • Visão da produtividade no decorrer do dia, semana, mês.
  • Ajuda a identificar os buracos da rotina.
  • Mantém o foco nas atividades.
  • Separação de tempo por tipo de atividade.

Por que é importante para a empresa?

Além de ajudar a organizar minha rotina, é importante para a Next também ter essas informações de forma confiável:

  • Visibilidade e rentabilidade dos projetos.
  • Organização das atividades da equipe e possíveis gargalos.
  • Controle das tarefas.
  • Visibilidade da produtividade da equipe.
  • Indicador para medir a eficiência da equipe.
  • Visão da quantidade de atividades por profissional.
  • Esforço previsto x realizado.
  • Visibilidade do consumo de horas por projeto ou tipo de tarefa.

E aí, você precisa apontar horas na sua empresa? Tem alguma dica para compartilhar com a gente? Escreva pra nós!