O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) aponta o gerenciamento de tempo em projetos como todos “os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo estimado”. As atividades que influenciam esse quesito estão presentes desde o planejamento até a entrega.

Nesse artigo você entenderá por que o gerenciamento de tempo é a chave do sucesso de seus projetos. Falaremos sobre os principais pontos a observar, a importância de documentar os prazos e os perigos de não fazer uma gestão de prazos eficiente. Acompanhe!

1) Planeje o Gerenciamento de Cronograma

Antes mesmo de colocar datas nas atividades necessárias para a conclusão do projeto, é fundamental definir quais serão os parâmetros do seu cronograma. Como os prazos serão documentados? Qual a política em caso de atrasos ou alterações na programação?

Além disso, quem será o responsável pelo acompanhamento e documentação durante a execução? Essas e outras perguntas são fundamentais para o posicionamento do gestor em caso de problemas. Lembre-se de registrar todos esses parâmetros em um documento para acesso futuro.

2) Defina todas as atividades e a sequência em que acontecem

Após a criação dos parâmetros do cronograma, chegou a hora de documentar todas as atividades necessárias para que o projeto seja entregue com sucesso. Escreva cada uma delas, detalhando a previsão de tempo para que seja concluída e entregue.

No mesmo documento, deixe claro como elas se relacionam entre si. Quais são interdependentes, quais serão influenciadas em caso de atraso e sua influência no projeto como um todo. Esse mapeamento é fundamental para auxiliar o gestor na tomada de decisão caso haja algum contratempo.

3) Estime os recursos e a duração de cada passo

Documente as necessidades específicas de cada uma das tarefas necessárias para que o projeto seja entregue com sucesso. Quais são os recursos (humanos, técnicos etc.) que cada um desses passos requer para ser entregue dentro do cronograma?

Ao contrário do prazo (que é uma data final para a entrega), a duração de cada atividade aponta quanto tempo no total ela demanda para ser feita e entregue. Caso haja um atraso em uma tarefa que impeça a entrega de outras, esse dado será fundamental para calcular com precisão o atraso total do projeto.

4) Desenvolva o cronograma

Uma vez que todas as informações acima estejam devidamente documentadas, é hora de fazer o cronograma propriamente dito. Para isso, desenvolva um mapa de atividades em uma linha do tempo, ilustre a correlação entre elas e defina um começo e um fim para cada uma.

Vale lembrar que apontar uma data de início é fundamental para ter controle do fim, uma vez que você já sabe quanto tempo cada uma das tarefas exige.

5) Controle o cronograma

Tão importante quanto planejar um cronograma é ter a certeza de que ele está sendo executado sem problemas. Para isso, defina responsáveis por cada uma das áreas do projeto, crie reuniões em períodos preestabelecidos e documente cada sucesso ou insucesso.

Para que o gerenciamento de tempo em projetos seja realmente efetivo na sua realidade, explique sua importância para todos os envolvidos e mantenha um controle rígido. Cada falha ou problema deve ser documentado e justificado!

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