Empresas são formadas por pessoas comuns, que, como todas, também precisam se sentir parte de um todo para realizar um bom trabalho. Afinal, se os funcionários se sentem excluídos das decisões da companhia, eles podem não apresentar o resultado esperado.

A comunicação com equipe surge como uma forma de estimular o envolvimento de todos nas diversas questões relacionadas ao funcionamento da companhia, promovendo uma cultura organizacional baseada no contato interpessoal.

Ao aperfeiçoar a comunicação entre os membros da empresa, eles passam a agir em prol de objetivos que se tornam comuns a todos. Dessa forma, tudo fica mais claro, inclusive as tarefas que devem ser executadas por cada um.

Para estimular esse processo, é necessário adotar algumas medidas com foco em uma mudança de comportamento. Continue conosco e conheça 9 formas de aperfeiçoar a comunicação com equipe!

1. Estimular a interação

A primeira atitude que você deve tomar para aperfeiçoar a comunicação com a equipe é permitir e estimular a interação. Cada colaborador precisa sentir que sua participação no contexto da companhia é fundamental, assim como suas ideias e opiniões.

Jamais discrimine cargos menos remunerados ou que tem contrato temporário, como estagiários e juniores. Por meio de pesquisas de opinião, reuniões periódicas de feedback e momentos de descontração, estimule a interação entre todos não só na execução de tarefas, mas também na criação de novas metodologias.

2. Incentivar o diálogo

Incentive que todos se manifestem e dê a eles recursos para essa prática. Nos primeiros meses de trabalho, é comum que as pessoas não se sintam à vontade para dar sugestões, ideias, fazer críticas ou comentar sobre algo que as esteja incomodando, e é por isso que a empresa deve fornecer meios para tal.

Criar uma ouvidoria, disponibilizar um e-mail para contato e se colocar disponível para ouvir são atitudes que ajudam nesse incentivo ao diálogo. Mas entenda que somente essas práticas não são o suficiente: é preciso criar um clima organizacional baseado na confiança mútua, onde todos se sintam à vontade para participar dos processos.

3. Proporcionar momentos de descontração

O ambiente de trabalho não é o único onde você pode estimular a comunicação com a equipe. Muitos assuntos podem ser debatidos fora do escritório, em um evento ou happy hour.

Vale a pena organizar esses momentos com uma certa periodicidade, por exemplo, reunindo a equipe mensalmente para comemorar os aniversários do período.

Para que esses momentos sejam de verdadeira descontração, o ideal é que eles sejam realizados no final do expediente e envolvam os funcionários na organização. Faça pesquisas sobre o lugar e envie convites divertidos com antecedência para que todos possam se organizar.

4. Comunicar ao invés de informar

A eficácia na comunicação com a equipe se dá quando você deixa de apenas informar e passa, de fato, a se comunicar e interagir. Note que de nada adianta lotar a caixa de entrada das pessoas com diversos e-mails informando as ações da empresa se elas não podem se envolver com as decisões ou opinar.

Na hora de comunicar um objetivo alcançado ou uma conquista da companhia, é interessante destacar quais foram os profissionais responsáveis pelo feito e, é claro, parabenizá-los.

Sempre que necessário, reúna a equipe para fazer comunicados. Afinal, colocar um informativo em um quadro não garante que todos saibam o que está acontecendo.

5. Eliminar os ruídos na comunicação com equipe

Aqui, não estamos falando do barulho no escritório, e sim daqueles momentos em que alguém interpreta erroneamente uma mensagem, repassando informações equivocadas para os demais. Isso gera uma tremenda bagunça, não é verdade?

O fato é que isso acontece com frequência, prejudicando o rendimento da equipe. Para reverter isso e manter bons níveis de satisfação e motivação, comunique-se diretamente com as pessoas de interesse. Quando houver algum ruído na comunicação, aja com precisão e rapidez para evitar mal-entendidos.

6. Usar recursos da tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada na comunicação eficaz com a equipe. Comunicadores instantâneos, como o Skype, podem ser utilizados para facilitar o contato inclusive de níveis hierárquicos diferentes.

Eles facilitam que todos interajam imediatamente, sem necessariamente estarem no mesmo local. Se a sua empresa possui membros espalhados em várias sedes, por exemplo, a tecnologia pode ser uma mão na roda!

Um servidor interno pode auxiliar na comunicação de avisos sucintos que precisam ser comunicados com rapidez e objetividade, sem necessidade de debates. Até mesmo as redes sociais podem ser bem-vindas, desde que utilizadas com moderação. Basta que toda a estratégia de comunicação esteja coerente e de acordo com os objetivos da equipe!

7. Promover reuniões mais objetivas

Reuniões extensas demais e sem foco acabam por prejudicar a transmissão das mensagens verdadeiramente importantes. Para contornar essa situação, promova reuniões mais objetivas e com maior frequência.

Os encontros promovem a integração das equipes, fazendo com que todos possam trocar informações com mais clareza. Caso não seja possível reunir todo mundo no mesmo espaço, organize reuniões por hierarquias. Apenas faça um esforço para, de vez em quando, todos poderem participar das reuniões.

8. Realizar feedbacks com mais frequência

Promova a cultura do feedback: durante as reuniões, dê o retorno necessário às equipes e a cada membro das mesmas. Faça com que o momento do feedback possa acontecer também dos liderados para os líderes, visando uma maior participação de todos nos processos da companhia.

O alinhamento e o entrosamento proporcionados por meio dos feedbacks fazem com que o time trabalhe de maneira mais unida, o que estimula a produção de resultados cada vez melhores. Dê o retorno para os seus liderados e esteja aberto para receber sugestões, críticas e opiniões deles também.

9. Compartilhar as agendas

Por fim, para melhorar a comunicação com a equipe, adote o uso de agendas compartilhadas. Quando bem utilizada, essa ferramenta se torna uma grande aliada da gestão do tempo e da comunicação.

Agendas online facilitam a organização de reuniões, a localização de pessoas e o entrosamento da equipe, fazendo com que todos passem a saber mais sobre as rotinas uns dos outros.

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